Tutte le procedure da seguire per gli atti notarili in linea con le limitazioni imposte dall’emergenza Covid-19.
Nel rispetto delle limitazioni imposte per contrastare la diffusione del virus COVID-19 con il presente lavoro sono di seguito riassunte schematicamente le indicazioni per la gestione dei servizi notarili ai cittadini, diramate dal Consiglio Nazionale del Notariato e il vademecum pubblicato sulla RUN relativo agli atti a mobilità limitata elaborato dalla commissione informatica.
Il notaio è un pubblico ufficiale che garantisce un servizio di pubblica necessità. L’art. 142 lettera c) delle legge 16 febbraio 1913 n. 89 così recita: “E’ punito con la destituzione: Il notaio che abbandona la sede in occasione di malattie epidemiche o contagiose”.
Tale funzione va applicata tenendo conto delle disposizioni anti contagio necessarie per salvaguardare la salute di tutti i cittadini.
Consiglio Nazionale del Notariato
Si invitano tutti i cittadini a mettersi in contatto con il proprio notaio per valutare se l’atto programmato può essere posticipato oppure per segnalarne – tramite richiesta scritta – la necessità o urgenza.
Nei casi in cui sia necessario procedere alla stipula dell’atto notarile occorre inderogabilmente tener conto delle indicazioni previste dai DPCM relative alle “dimensioni e delle caratteristiche dei luoghi, tali da garantire ai frequentatori la possibilità di rispettare la distanza tra loro di almeno un metro”, pertanto:
- Il luogo di stipula dovrà essere di norma lo studio notarile. A tal riguardo il notaio inviterà a favorire la stipula presso il proprio studio, poiché si tratta di una struttura organizzata in modo da soddisfare i requisiti di sicurezza igienica imposta dal Governo;
- I cittadini devono recarsi presso lo studio del notaio su appuntamento senza accompagnatori non necessari, rispettando gli orari, senza anticipi, rispettando le distanze di sicurezza e adeguandosi alle prescrizioni di sicurezza adottate dallo studio;
- Nel caso di cittadini affetti da virus o in quarantena, i notai presteranno loro il proprio ministero nel rispetto dei DPCM ove le autorità sanitarie e di pubblica sicurezza – garantendo dispositivi di protezione idonei a giudizio del personale medico – consentissero l’accesso al notaio e alle eventuali altre parti, nei luoghi ove si trova la parte contagiata o in quarantena.
Atti a mobilità limitata
Strumenti che possono essere utilizzati in queste circostanze:
- Una procura ordinaria;
- Una scrittura privata cartacea in doppia autentica;
- Una procura da redigere direttamente su supporto informatico;
- Una scrittura privata in doppia autentica con iStrumentum.
- Una procura ordinaria.
Da inviare in copia conforme informatica eventualmente via PEC. Se la copia conforme informatica della procura è da allegare ad atto cartaceo, sarà possibile da parte del notaio ricevente, la redazione di una ulteriore copia cartacea ex 57-bis Legge Notarile.
- Una scrittura privata cartacea in doppia autentica.
In questo caso se il notaio che autentica tutte le sottoscrizioni non è lo stesso, la scrittura cartacea con la prima autentica potrà essere trasmessa al collega unicamente via posta, poiché la seconda autentica dovrà necessariamente essere apposta sull’originale del documento cartaceo.
- Una procura da redigere direttamente su supporto informatico.
Da inviare eventualmente via PEC o condividere tra colleghi tramite Notbox, in questo caso è possibile utilizzare due alternative.
Alternativa 1
Se il cliente è dotato di firma digitale, una volta predisposto il testo della procura sia il comparente che il notaio potranno sottoscrivere l’atto con e-Sign o con qualunque altro applicativo che consenta la sottoscrizione digitale. In questo caso il ricevente (notaio o altro soggetto, ad es. una Pubblica Amministrazione) avrà la possibilità di verificare il file firmato digitalmente con e-Sign o con il Verificatore On Line (il verificatore on line si trova su una pagina internet aperta al pubblico, di conseguenza può essere utilizzato da qualsiasi soggetto anche non notaio).
Alternativa 2
Se il cliente non è dotato di firma digitale è possibile utilizzare con iStrumentum la firma grafometrica: una volta predisposto il testo dell’atto, la parte firmerà grafometricamente senza doversi dotare di nessun dispositivo di firma particolare.
In questo caso chi riceve la procura avrà la possibilità di verificare il file firmato digitalmente con iStrumentum VOL: non è necessario installare alcun software specifico, anche questo verificatore, infatti, si trova su una pagina internet aperta al pubblico. Se la procura è da allegare ad atto cartaceo, come nel caso 1. Il ricevente eseguirà la redazione di una copia cartacea ex 57-bis Legge Notarile.
Attualmente iStrumentum è l’unico software che gestisce ai sensi della legge notarile gli atti sottoscritti con più autentiche separate (effettuate dallo stesso o da più notai) e che genera un file per il quale si possa procedere alla conservazione a norma ex art. 62-bis. Legge Notarile dell’originale informatico notarile, garantendo leggibilità, esibizione, reperibilità, possibilità di effettuare tutte le annotazioni previste per il ciclo di vita del documento.
iStrumentum consente di aggiungere più autentiche separate ad un medesimo documento ed ai suoi allegati, lasciando libero ciascun sottoscrittore di firmare con firma digitale o con firma grafometrica, pertanto può essere utilizzato anche senza la tavoletta grafica, che è necessaria solo se il cliente sia sprovvisto di firma digitale.
Il software consente, laddove necessario e conforme a legge, di aggiungere allegati autentici ad una scrittura privata che contenga già una prima autentica (es. i poteri che giustificano l’intervento di un soggetto diverso dalla parte sostanziale).
