Non sarà la cessazione dell’emergenza sanitaria a porre il fermo definitivo allo svolgimento di assemblee in full video conference. Non un’esigenza contingente e transeunte, evidentemente, ma, al contrario, trasversale. Un indice di una mutata realtà sempre più digitale con la quale il confronto diventa inevitabile. E in occasione dell’adunanza esclusivamente con collegamento da piattaforma online se è chiaro che i soci ed i componenti dei vari organi di governance non interverranno di persona, più sorprendente scoprire che persino colui che risulti investito della presidenza del consesso non figurerà innanzi al notaio. Questo non significa che il suo ruolo venga a meno. Anche nel caso di assemblea a distanza il Presidente dovrà verificare la regolare costituzione assembleare, accertare identità e legittimazione dei presenti, nonché regolare lo svolgimento e accertare gli esiti delle votazioni.
Primo aspetto positivo: totale assenza di comparenti. Sarà, d’altronde, il notaio in primis a collegarsi esclusivamente da remoto.
Ma vi è un ulteriore ed importante vantaggio. Il verbale riferito all’assemblea in tal caso sarà in via del tutto eccezionale un verbale senza parti. Validità del verbale e pubblica fede all’attività che tramite esso si narra saranno conferite pur con la sola sottoscrizione del notaio senza dovere raccogliere sul medesimo documento anche la firma del presidente dell’assemblea. Se vien da chiedersi come sia mai possibile una simile struttura, una pronta risposta si rinviene pensando alla funzione notarile in detto contesto: mera costatazione dello svolgimento della riunione. Intervento e quindi firma del notaio sono già di per sé garanzia sufficiente di imparzialità e corretta riproduzione dei fatti cui si assiste.
Questa giustificazione è la stessa che consente la conclusione del verbale anche per il caso in cui inaspettate ed imprevedibili impossibilità finiscano per coinvolgere il presidente a seguito della chiusura dei lavori assembleari anche ove l’atto venga redatto non in estemporanea. Nulla potrà, insomma, impedire la verbalizzazione da parte del notaio.
Problemi possono sol sorgere ove nella medesima sede assembleare avvengano altresì attività negoziali. Qualora queste esigano particolari formalità, occorrerà un successivo atto che rispetti tali crismi, al quale necessariamente dovranno presenziare le parti anche ai fini della sottoscrizione.
Chiaramente, la circostanza che ci si ritrovi solo virtualmente non preclude la possibilità di avvalersi d’ogni strumento che trovi previsione nel regolamento assembleare. La collegialità non vien meno per difetto del luogo fisico di convocazione.